15 questions à poser avant de réserver votre lieu de réception
L’une des premières étapes de vos préparatifs est bien entendu la réservation de votre lieu de réception. Votre salle, domaine, villa ou château est l’un des premiers prestataires à réserver car de votre choix découlera la date définitive de votre mariage. Avant de réserver, il est primordial de demander des devis et surtout de visiter les lieux de réception pour vous faire une idée concrète des infrastructures et des services proposés. Au-delà du prix du lieu de réception et de sa disponibilité à la date de votre mariage, il y a une multitude de sujets à aborder avant de réserver, que je vous liste ici en 15 questions.
1. Quelle est la capacité d’accueil du lieu de réception ?
Chaque lieu de réception possède deux capacités d’accueil :
- la capacité d’accueil d’invités « debouts » (le vin d’honneur, le dancefloor),
- la capacité d’accueil d’invités « assis » (le repas),
La capacité « debout » sera toujours supérieure à la capacité « assise » donc si vous devez en retenir qu’une, ce sera cette dernière. Attention toutefois à l’aménagement de la salle de réception, les capacités peuvent varier en fonction de la disposition des tables, si vous optez par exemple pour des tables rondes ou pour des tables dites « en banquet ».
2. Le traiteur est-il imposé ?
Pour des questions de prestige ou de logistique, certains lieux de réception imposent un traiteur ou une liste de traiteurs. De prestige, pour que le menu à l’assiette soit en cohérence avec le lieu (pas de cochon grillé sur la pelouse d’un château du 18ème siècle, par exemple). De logistique, car certains lieux de réception ont des contraintes très particulières que seuls certains traiteurs maîtrisent (des cuisines classées au Patrimoine, une cuisine éco-responsable et locale, etc…) ou bien, ils possèdent tout simplement leur propre service de restauration et n’accueillent donc pas les autres traiteurs.
Forcément, avec un choix assez restreint, vous n’aurez pas forcément la possibilité de choisir un traiteur en fonction de votre budget, il sera donc important de demander les tarifs du traiteur à la visite pour pouvoir comparer les devis entre un lieu de réception avec ou sans traiteur.
3. Disposez-vous de couchages sur le lieu de réception ?
Avoir des chambres ou des gîtes sur le lieu de réception est un grand avantage : pour coucher les enfants, pour permettre aux personnes âgées de se reposer au cours de la journée, pour les mariés et témoins de pouvoir se coucher directement sans avoir à prendre la route après la fête (au revoir SAM). N’hésitez pas à demander de les visiter pour évaluer leur confort, de savoir s’il est possible de les louer à la demande (par exemple, ne pas payer la réservation de 7 chambres si vous en avez besoin que de 2), de connaître l’heure de disponibilité (si vous avez besoin d’une chambre assez tôt pour coucher les petits en sieste ou pour y organiser votre mise en beauté) et enfin, si le paiement doit se faire via le devis global ou si vous pouvez faire payer les invités désireux de réserver.
4. Quelle est la durée de la location du lieu ?
Si en théorie, la célébration du mariage ne dure qu’une journée, il faut compter le temps de montage « avant » et le temps de démontage « après ». Et cette durée peut varier si vous réalisez l’installation par vous-mêmes, seuls ou accompagnés, ou bien avec des professionnels.
Dans la majorité des cas, le lieu est disponible le week-end complet, pour vous permettre d’organiser un brunch du lendemain et vous permettre un rangement et démontage en toute sérénité. N’hésitez pas à demander si le lieu peut être disponible dès le vendredi soir, pour vous permettre d’installer plus paisiblement.
5. Avons-nous l’exclusivité du lieu ?
Certains lieux de réception proposent différentes salles à la demande. Il n’est donc pas impossible qu’une autre fête ait lieu dans un autre endroit du domaine ou dans une autre salle à proximité. Si tout le nécessaire est fait pour qu’aucune des deux célébrations ne se gênent au niveau du bruit, il risque d’y avoir de la cohabitation dans les espaces communs comme les salles de jeux, bars, toilettes et parking. Si cela est absolument rédhibitoire, demandez une privatisation totale du site.
6. Des travaux sont-ils prévus dans les prochains mois ?
Il n’est jamais agréable de se marier dans un château flanqué d’échafaudages disgracieux, de dîner dans une salle qui sent la peinture fraîche, ou encore de réaliser une cérémonie laïque au bord d’un étang… qui se révèle vide car il est en train de subir un curage. Demandez quels travaux sont prévus ? quand seront-ils effectués ? et gardez en tête que des travaux prennent toujours du retard !
7. Comment est l’état du réseau et y a-t-il une connexion Internet ?
Entre les murs d’un mètre d’épais des anciens châteaux, ou les salles champêtres nichées au milieu de la campagne, le réseau mobile et la connexion 4G risquent de montrer des signes de faiblesse. Or, nous comptons trop souvent sur la disponibilité de ce cher réseau pour s’organiser. Demandez si une connexion Wi-Fi peut être mise à disposition pour rester disponible, ne serait-ce que pour contacter un proche qui ne trouve pas le lieu ou pour retrouver les coordonnées d’un prestataire.
8. Proposez-vous des plans B en cas de mauvais temps ?
Dans la majorité des cas, les vins d’honneur et les cérémonies laïques ont lieu en extérieur. Si vous craquez pour un lieu grâce à ses superbes espaces verts ou bien aux ruines qui feront un superbe cadre pour votre cérémonie, pensez que la canicule, la pluie ou le mistral peuvent vous contraindre à rapatrier la fête en intérieur. N’hésitez pas à demander quelles sont les alternatives proposées par le lieu en cas de mauvais temps.
9. Quel stationnement est prévu et le lieu est-il accessible en transports ?
Souvent, le parking est inclus dans les frais de location du lieu de réception de votre mariage. Néanmoins, certains lieux, par leur emplacement, ne peuvent proposer que peu, voire aucune possibilité de stationnement (les lieux situés en zone urbaine ou en bord de mer). Pensez donc à bien demander quelles sont les possibilités pour stationner et pensez à prévoir dans votre planning du jour J une plage horaire assez large pour offrir à vos invités le temps de garer leur véhicule et probablement de faire le trajet restant à pied. Les transports en commun peuvent être aussi une alternative, si par exemple, votre cérémonie en mairie a lieu dans une grande métropole française. Néanmoins, rares sont les lieux de réception accessibles en transports en commun.
10. Les frais de ménage sont-ils inclus dans la prestation ?
Cette prestation peut être proposée en option. Néanmoins, quelque soit son prix, je vous invite chaleureusement à l’inclure dans votre devis de location. Le lendemain de votre mariage, vous aurez beaucoup trop de choses à faire, d’invités à profiter pour passer votre journée à balayer, empiler les chaises ou faire la vaisselle. Dans la grande majorité des cas, cette option « ménage » est automatiquement incluse dans les prestations, mais cela peut être moins évident si vous optez pour une salle des fêtes ou un lieu plus original qui n’a pas l’habitude de gérer des mariages. Pensez à la demander ou à la sous-traiter !
11. Jusqu’à quelle heure pouvons-nous mettre de la musique ?
C’est souvent la grande surprise des visites. Si on pense pouvoir faire la fête jusqu’au petit matin, rare sont les lieux qui acceptent de prolonger la fête après 2h du matin. Certains demandent même l’extinction des feux à minuit. Ce n’est pas de la faute du lieu, l’horaire est imposé par un arrêté préfectoral ou municipal. Renseignez-vous sur la réglementation des nuisances sonores du lieu de réception, certains acceptent de faire durer la fête seulement si on baisse le son.
12. Feux d’artifice, lâcher de lanternes, bougies, avons-nous le droit ?
Chaque lieu de réception possède ses propres règles pour l’utilisation d’accessoires enflammés. Cela va dépendre clairement de la configuration de la salle et de l’environnement du site. Par exemple, les lieux très anciens et en bois, vont interdire les bougies sans photophores et les cierges magiques ne seront tolérés qu’en extérieur. Pour les animations en extérieur (feux d’artifices, lâcher de lanternes), cela va dépendre de la réglementation en vigueur. Retrouvez mon article dédié aux feux d’artifices pour son mariage.
13. Le chauffage est-il inclus dans la prestation ?
Si vous célébrez votre mariage en automne ou en hiver, le chauffage sera le bienvenu… et donc facturé. Certains prestataires l’incluent dans leur tarif de basse-saison, d’autres l’ajoutent en option.
14. Pouvons-nous changer le mobilier de la salle ?
Comment ça, vous n’appréciez pas les chaises de jardin en plastique ? Si les lieux peuvent être tops, ce n’est pas forcément le cas du mobilier et notamment des chaises, qui n’iront pas avec l’ambiance ou le thème de votre mariage. Si vous souhaitez changer le mobilier, vous pouvez demander :
- directement auprès du lieu s’ils proposent différents choix de chaises ou s’ils travaillent avec des loueurs de mobiliers,
- s’ils disposent d’un endroit pour stocker les chaises non-utilisées,
- s’il y a un accès pour la livraison.
15. Quelles sont les conditions de réservation et d’annulation ?
Les peines de la crise sanitaire sont (normalement) derrière nous, mais nous ne sommes jamais assez prudents ! Pensez à demander les conditions d’annulation, le montant des arrhes et s’il est possible d’obtenir des remboursements.
J’espère que ces 15 questions vous aideront à préparer sereinement vos visites de lieux de réception de votre mariage. Si vous avez des suggestions ou des questions, n’hésitez pas à les laisser en commentaire. Enfin, si vous n’avez pas encore trouvé votre lieu, n’hésitez pas à consulter les pépites du carnet d’adresses du blog !
